「わかりやすい文章を書くために意識すること」をまとめておく。
自戒も込めて。
重要な箇所だけ抽出
- まず結論
- 1 文は短く
- 「なんのため文章なのか？」を考える。説明？連絡・共有？お気持ち表明？意思決定の依頼？
- 書き手が「ちょっと分かりにくいかも」と思った文章は、読み手にとって「分かりにくい」文章
- 文章にこだわらない。動物の特徴を文章にするより、絵を描いて見せる方が良い。
わかりやすい文章を書くために
- 文章のわかりやすさとは
- わかりやすい文章 = 認知的負荷が低い文章。わかりやすい文章を書くノウハウ = 読み手の認知的負荷を下げるノウハウ
- 書き手が「ちょっと分かりにくいかな」と思った文章は、読み手にとって「分かりにくい」文章。読み手の方が、常に 1 段分かりにくい状態だと思って書く。
- 中学生が読んで理解できる文章レベルを意識する。
- 書き始めの意識
- まず書く。書いて削ぎ落とす。
- 目的意識を持つ
- 文章の目的は「伝える」ことだということを忘れない
- なんのため文章なのか？を考える。説明？報告？連絡？共有？お気持ち表明？意思決定の依頼？
- 文章の構成
- まず結論
- 結論 => 理由 => 具体例 ＝> 結論
- ストーリー・ロジックに筋を通す。
- レイヤーを揃える
- 箇条書きのレイヤーを揃える。レイヤーは抽象度の粒度。
- 章分け
- 章題を見れば内容の予想がつくようにする
- 章分け・段落分けは、箇条書きにしても違和感のないレイヤーにする。
- 1 文 1 メッセージ
- 1 文で事実と意見を混ぜない。事実なのか、意見なのかを明示した上で、別の文にする。
- まず結論
- 伝え方
- 文章にこだわらない。動物の特徴を文章にするより、絵を描いて見せる方が良い。
- 新しい概念を理解してもらう時は、比喩を使う
- 一度に伝えすぎない。情報量が多いと処理できない。
- 無駄な情報を詰め込まない。「何を伝えたいのか？」を考えて、無駄を削ぐ。
- 見た目にも気を配る。視覚的に見ずらい文章は読みずらい文章
- 余白を作る。4,5 行を目安に改行。
- 漢字・カナ・ひらがなを織り交ぜる
- 太字や斜字を使って強調・引用表現
- 記号を使う。
「」,【】,・,"", ... - 読みやすいサイズ・フォントを使う
- 見直し・添削ポイント
- 1 文は短く。
- 長くても 1 文は 60 ~ 70 文字以内に収める
- 過度に接続詞を使わない。文章を短く切る。
- 声に出して読んで詰まる箇所がないかを確認する
- 表記を統一する。カメ・亀など、同じ対象に対して別の表記を使わない。
- 多様な解釈ができる表現を使わない。曖昧さを削ぐ。数字を使う。
- 主語と述語は近づける。修飾語と、修飾される語は近づける。
- 1 文は短く。
ドキュメントを作成する時
まず最初に、そのドキュメントを読むと何が分かるのか？を説明する。 次に、そのドキュメントの構成を示す。ここで大枠の流れを把握してもらう。 目次も作成する。各章立ての名前を見ただけで、内容の概要がわかるようにする。
- 読み手の想定・前提を記載する エンジニア向けのドキュメントです。
参考文献
- 「わかりやすい」文章を書く全技術 100
- 「文章術のベストセラー 100 冊」のポイントを 1 冊にまとめてみた
- ビジネス文章力の基本 ダメ出しされない文書が書ける 77 のルール
- 内定者への手紙 最強の文書化術「報告が下手」「わかりづらい」から脱却せよ
- 即！ビジネスで使える 新聞記者式 伝わる文章術 数字・ファクト・ロジックで説得力を作る